Förstudie – en helhetsbild inför beslutsfattande

Tillhör du en verksamhet där du upplever att ett levererat projekt inte fick det positiva effekter som var tänkt? Och att det borde utförts en grundligare förundersökning eller förstudie innan beslut togs att starta projektet?

Allt för ofta tas det beslut utifrån behov av förändring eller förbättring för att t.ex. automatisera något skall leda till ökad produktivitet, utan en god helhetsbild av nuläge.

Exempelvis frågor enligt följande som inte besvarats:

  • Hur ser behoven ut?
  • Vad är målsättningen?
  • Vilka förutsättningar finns det för en förändring eller förbättring?
  • Vad innebär en förändring, hur kommer den att påverka verksamheten?

 

Bakgrunden till genomförandet av en förstudie kan vara många. Oftast används det olika system för att utföra samma typ av arbete. Det kan handla om verktyg för beställning av behörigheter till slut användare, paketering av applikationer, dator, serverar osv. Detta för att det oftast finns det god koll på olika delar men inte på helheten i sig.

Syftet med att genomföra en förstudie är att få en god uppfattning om lägesbilden, jämföra olika lösningar med varandra, identifiera frågeställningarna och ta fram fakta. Resultatet från en förstudie kan ligga till grund för ett eventuellt fortsatt arbete med införandet av förändringen, förbättring, integrering eller vidareutveckling av befintlig miljö.

Det är viktigt att förstudien påvisar en noggrann analys som identifierar nuläget och användarnas påverkan. Denna analys kommer sedan att användas som underlag för att kunna bedöma hur och var förbättring är nödvändig.

Utförande av en riskanalys skiljer sig från analysen och är viktigt ur den aspekten att det tydligt kan påvisa vilka risker en förändring kan ha. En risk kan medföra både positiva och negativa egenskaper, men att de positiva egenskaperna är övervägande och då vara värt att ta. I det fallet blir det att ett medvetet beslut tas, trots riskerna.

Slutsatsen av en förstudie skall ge en bild av nuläget, upplysa om vart och hur förändringar kan förbättra samt påvisa ekonomisk hållbarhet. Det blir en sammanställd rekommendation och en medveten fingervisning av den förändring man vill åstadkomma.

Det är viktigt att det finns ett stöd från den som sponsrar förstudien och att det investeras tid i ett bra genomförande, då det kommer att ge mervärde och en helhetsbild inför beslutsfattande. Resultatet av en förstudie kan vara att den ger en positiv erfarenhet trots att den tilltänkta förändringen inte äger rum, att förstudien leder till ökat samarbete mellan olika grupper, förståelse av leveranser och en gemensam bild för fortsatt arbete.

Låt oss på GetIT hjälpa dig med din kommande förstudie.

 

Edwald Costa Santos
Lösningsarkitekt